Du bist nicht faul. Deine To-do-Liste belügt dich.

„Hier ist alles gleich wichtig.“

Auf einer To-do-Liste steht „Reisepass verlängern“ direkt unter „Tom antworten“, und beide sehen genau gleich aus.

Wenn nichts auf der Liste eine Rangfolge hat, greifen wir meistens zu dem, was am schnellsten erledigt ist. Die Liste wird kürzer und der Tag fühlt sich produktiv an, während die Aufgabe, auf die es wirklich ankam, auf morgen rutscht.

„Was dringend wirkt, muss auch wichtig sein.“

Dafür gibt es in der Forschung einen Namen: den Mere-Urgency-Effekt. In einer Studie von 2018 im Journal of Consumer Research zeigten Meng Zhu, Yang Yang und Christopher Hsee, dass Menschen Aufgaben mit kurzer Frist solchen mit deutlich größerem Nutzen vorzogen, auch wenn die Frist mit dem Ergebnis gar nichts zu tun hatte.

Im Alltag ist das der Grund, warum eine E-Mail mit einer „kurzen Frage“ meistens beantwortet wird, bevor die Arbeit an dem Angebot beginnt, das nächsten Monat fällig ist. Eine einfache Liste gibt beidem dasselbe Gewicht, also gewinnt das, dessen Frist näher liegt.

„Aufschreiben reicht.“

Unerledigte Aufgaben gehen einem nach Feierabend oft weiter durch den Kopf. In der Psychologie heißt das Zeigarnik-Effekt.

In einer Studie von 2011 fanden E.J. Masicampo und Roy Baumeister heraus, dass unerledigte Ziele die Gedanken der Teilnehmenden so lange störten, bis sie einen konkreten Plan dafür gemacht hatten. Der Plan allein reichte, obwohl die Aufgaben selbst noch offen waren. Eine Liste hält fest, was noch offen ist, sagt aber nicht, wie es weitergeht. Deshalb kann sich eine Liste mit 30 Punkten schwerer anfühlen als gar keine.

Stell jeder Aufgabe zwei Fragen

Dafür brauchst du kein kompliziertes System. Es reicht, jede Aufgabe mit zwei Fragen zu prüfen:

1. 1. Kann das ein paar Tage warten?

   Wenn Warten echte Probleme verursachen würde, ist die Aufgabe dringend.

2. 2. Was passiert, wenn du es nie machst?

   Wenn es dich zurückwerfen oder jemanden enttäuschen würde, ist die Aufgabe wichtig.

Mit den beiden Antworten landet jede Aufgabe in einem von vier Feldern. Das ist die Eisenhower-Matrix, benannt nach US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Ihr Vorteil gegenüber einer einfachen Liste ist, dass du jede Aufgabe einordnest, bevor du mit der Arbeit anfängst.

Wenn du eine typische Liste so sortierst, landen meistens nur wenige Aufgaben bei „Sofort erledigen“, und mehr als erwartet gehören eigentlich zu „Eliminieren“. Sind die erst einmal gelöscht, kannst du dem Rest der Liste viel eher vertrauen.

Ein 5-Minuten-Neustart für heute Abend

• 1Schreib alles, was dir im Kopf herumgeht, auf eine Liste, ohne es zu sortieren.
• 2Stell jedem Punkt die zwei Fragen und ordne ihn einem der vier Felder zu.
• 3Wenn bei „Sofort erledigen“ mehr als drei Aufgaben stehen, schieb die übrigen nach „Einplanen“.
• 4Gib jeder Aufgabe unter „Einplanen“ einen festen Tag.
• 5Lösch alles, was unter „Eliminieren“ steht.

Am nächsten Tag erledigst du zuerst die Aufgaben unter „Sofort erledigen“, bevor du irgendetwas anderes anfängst. Vielleicht schaffst du weniger als sonst, aber es sind die Aufgaben, auf die es ankommt.